Pareciera que el trabajo virtual cansa más, conectados a una pantalla una reunión tras otra, termina uno desconectándose!
La contingencia ha acelerado la tendencia de trabajar virtual que venía impulsando la transformación digital. Ineficiencias de lo presencial pesan más en lo virtual. Si se pierden 10 minutos entre que todos se conectan, chequean audio y se preguntan para qué es la reunión, al día sumamos más de una hora en tiempo muerto. En reuniones virtuales inefectivas las personas están a medias y haciendo otras cosas en paralelo.
Algunos tips:
- Descomponer en metas más pequeñas y concretas. Si pensamos el trabajo como piezas de lego, pues una clave es usar piezas más pequeñas que lo usual. Focos para el día y con acuerdos del entregable en concreto. Mejor entregables parciales más concisos. Lo que facilita medir desempeño y da sensación de avance; también corregir más rápido, un principio del trabajo ágil.
- Diferenciar los tiempos de trabajar juntos. No todo amerita reunirse. Vale más repartirse qué pieza de lego trabaja cada uno por separado y cuando toca ensamblar, tiempo real de co-construir. Y agilizar lo que se puede en una llamada/mensaje.
- Conectar emocionalmente a las personas con el foco de la reunión. No es solo estar en la pantalla sino también “enchufados” con el tema, lo que requiere que todos lleguen claros de a que van. Invitar con un título explícito, incluir un punteo de los tópicos a tratar o enviar una pregunta previa para pensar sobre el tema. Iniciar respondiendo ¿cuál es el propósito de esta reunión, con que entregable nos queremos ir?
- Sincronizar los tiempos. Acordar la mejor (o la peor) hora para todos. La duración ideal, que no supere los 30 a 45 minutos. Acordar y agendar tiempos de almuerzo y de pausas. Superar el inmediatismo de responder todo mensaje que llega al instante (contestar “estoy en reunión, te llamo luego”), con eso acordar estar todos en la misma reunión.
Estamos aprendiendo. Es posible que otros también estén incómodos. Atrévete a proponer algo distinto, seguramente te lo agradecerán.
Carmen Scotto. (27 de Abril de 2020). Diario La Segunda, Chile
