Tenemos un comité de transformación donde presentamos varios equipos, son como quince proyectos, no hemos logrado que sean muy eficientes, llegamos desconectados de los proyectos que no son los propios y cuesta ordenar la conversación.
Donde hay muchos proyectos y muchas personas es clave disponer algunas reglas sencillas que ayudan a ordenar la conversación y darle profundidad.
Lo primero es tener un propósito compartido de la reunión. A qué van, con que esperan salir, quienes deberían asistir y la duración. Para un Comité de proyectos de transformación, como es el caso, usualmente el propósito de la reunión es compartir avances y levantar inquietudes o pedidos de diversa índole a otras áreas (desde una opinión a destrabar coordinaciones).
Hace una diferencia iniciar la presentación con una lámina que resuma el propósito del proyecto, los principales avances y sobre todo cuál es la inquietud o la opinión que quiero pedir a la audiencia; no todos domina ni recuerdan los detalles del proyecto tanto como los que lo llevan, y es clave conectar a la audiencia con el foco sobre el que esperamos su feedback: este orden y forma de presentar captura la atención de la audiencia, de una vez enfoca en los puntos relevantes de conexión con otras áreas y estimula preguntas más interesantes que pueden ser un mayor aporte para el avance del proyecto. En la misma línea, aporta homologar que todos los proyectos partan con esta hoja resumen y con un formato común de presentación.
Una forma poderosa de ordenar la discusión es “la regla de los seis minutos”: cada uno tendrá seis minutos ininterrumpidos para presentar, y todas las preguntas quedan al finalizar ese tiempo. Para no perder la atención de la audiencia, le toca al presentador hilar una buena historia, partiendo por la síntesis ya comentada: prepararse con antelación ensayar el relato hace una diferencia.
Carmen Scotto. (03 de Agosto de 2020). Diario La Segunda, Chile
