Hacemos una reunión mensual para revisar avances de proyectos. Cada líder de proyecto presenta sus indicadores de avance. Y veo que los demás escuchan desconectados. No se da una conversación cruzada. Así como está casi se podría enviar la información por email. ¿Cómo hacer más dinámica esa reunión?
Es natural que cuando una persona está a cargo de un proyecto y maneja todos los detalles, al presentar ante una audiencia no está tan imbuida, tiende a dar por obvia información que los demás desconocen y que necesitarían entender para poder ser mejores interlocutores.
Lograr “que el proyecto sea de todos”, también hacia arriba, implica proveer información significativa de los temas relevantes para invitarlos a que pueda ser mejor contraparte en la discusión. Por eso una reunión de avances productiva necesita enfocarse en mucho más que más que el porcentaje de tareas cumplidas, que es apenas un punto de partida. Si es solo eso, las reuniones tienden a volverse tediosas, largas y dejan una sensación de “tiempo secuestrado” (¿le ha pasado al lector?)
Mucho más enriquecedor para provocar interés y conversaciones cruzadas, es enfocar la conversación en temas que son significativos o inquietudes de preocupación con relación al avance del proyecto. Ayuda tomar un acuerdo previo de los puntos a presentar y homologar la forma de presentarlos; por ejemplo, una buena pauta considera estos puntos:
1. ¿Qué vamos a ver?: resumen ejecutivo de desafío
2. ¿Cuál es la problemática?
3. ¿Cómo estamos?
4. ¿Conclusiones y principales riesgos posibles?
5. Qué inquietudes y en que quiero pedir opinión/ ayuda a este equipo. O que decisiones necesitamos que tome este comité, (tomando acuerdos acción, responsables y plazos)
También ayuda alinear previamente entre el líder y el sponsor del proyecto, que se quiere provocar en la audiencia y con eso preparar la reunión en consecuencia. ¡Pequeños cambios que pueden hacer una gran diferencia!
Carmen Scotto. (09 de mayo de 2022). Diario La Segunda, Chile
