Estamos mapeando procesos transversales, veo que cada área está trabajando a su manera, el problema va a ser integrar eso, además en el tiempo acotado que tenemos.
En proyectos transversales es natural que las distintas áreas y aún más los distintos niveles jerárquicos valoren cosas diferentes, que, si no se alinean desde el inicio, traen desentendimientos.
Esta multivaloración se da en parte por los diversos ámbitos de responsabilidad; así, por ejemplo, un gerente tiene más foco en la rentabilidad, un jefe en sacar las metas del área y las personas en lograr sus objetivos. A esto se suma la asimetría de información, dado que áreas y roles miran datos diferentes.
Lo usual en gestión del cambio es hacer una reunión inicial o de kick off, más bien informativa, en que el equipo de proyecto presenta los beneficios esperados y el plan, con unos últimos minutos para preguntas. No es suficiente.
Para reducir la brecha de expectativas y visiones, conviene formalizar una conversación de entendimiento compartido entre roles claves de distintas áreas y niveles. Para contestar, en conjunto, las siguientes preguntas:
- Contexto del proyecto, el desafío y qué problema resuelve
- Qué se busca lograr, la aspiración de resultado
- Qué se busca mejorar en la forma de trabajar, la aspiración de madurez
- El entregable, imaginar en concreto el resultado, cómo cambiará la experiencia del usuario
- Factores críticos de éxito, temas relevantes a cuidar
El valor está en el espacio de diálogo, que se comente cómo lo está viendo cada uno, en ir generando interconexión entre las visiones, dejarse sorprender al escuchar cómo lo ven los demás y que nuevas aristas suman. Y en acordar en conjunto esos factores críticos de éxito sobre los que estar alerta en el proceso.
La recomendación es recoger las respuestas en una lámina, compartirla con todos, y mantenerla a la vista al hacer seguimiento del avance. Servirá de brújula para el camino.
Carmen Scotto. (12 de Abril de 2021). Diario La Segunda, Chile
