Las reuniones de equipo se están haciendo largas y aburridas, vemos demasiados temas, desde rendir cuenta en los detalles a lo más estratégico, todo mezclado, no está claro el foco, genera sensación de perder el tiempo
¿Le ha pasado al lector alguna vez sentirse secuestrado su tiempo en una reunión poco productiva?
Desde el enfoque de la agilidad y objetivos de resultado clave (OKR por sus siglas en inglés, Objective Key Result) la revisión de avances propone tres tipos de reuniones o ceremonias, bien diferenciadas en sus propósitos y alcances.
La primera es la reunión de sincronización que se caracteriza por tratar revisiones de corto plazo sobre el avance de un proceso/proyecto, para detectar rápidamente obstáculos a destrabar, con de consulta o informativos, pero sin entrar en detalle; si es necesario, se agenda un espacio posterior para ver el punto específico y resolver. Es claves que sean temas relevantes para todos, desde lo mas a lo menos crítico. Esta puede tener una frecuencia semanal o quincenal.
La segunda o reunión de inspección, se entra en detalle de la estrategia o la ejecución del proyecto, para inspeccionar y dar feedback. Aquí se busca mostrar menos indicadores de gestión (avance, cumplimiento) y más entregables o resultados (diseños, nuevos flujos de proceso, productos, etc.). Una clave es que no se busca consenso con el feedback, se escucha la mayor cantidad de opiniones y se toman decisiones de cambio. Suele hacerse con una frecuencia mensual o bimensual
La tercera es la reunión de retrospectiva, es una reunión de aprender sobre cómo estamos trabajando, lo que está ayudando y lo que ayudaría, como equipo para la mejora continua.
Cuando se logra alinear de esta manera los alcances de cada reunión, se agilizan las conversaciones, las personas saben a lo que van y también tienen la tranquilidad de que habrá otros espacios para los distintos temas que necesitan ser abordados.
Carmen Scotto. (30 de mayo de 2022). Diario La Segunda, Chile
