Trabajo en auditoría, al equipo nos reconocen que hacemos un buen trabajo, pero que las presentaciones son áridas, y nos falta mejorar cómo comunicamos
Comunicar es mucho más que entregar información: comunicamos esperando que pase algo al otro lado. Hacer consciente y explicita esta expectativa es el primer paso para diseñar cómo entregar la información generando la respuesta que esperas, ¿Qué quiero provocar, con qué sabor quiero que salga la gente de la reunión?
Entender las características de mi audiencia y que temas les inquietan es un siguiente paso. En un nivel está el contexto cultural, que equivale a hablar en el lenguaje que reconoce el entorno: por ej no es lo mismo el ambiente en Google que en el Banco Central, en el primer caso podemos ser más informales y lúdicos, en el segundo, seguramente se esperara más formalidad y estructura.
Y en otro nivel, está el interés de la audiencia especifica que nos escucha: anticipar donde están sus preocupaciones, sus posibles dudas, y también posibles objeciones. Considerar si son gerentes, el tiempo disponible de atención. Todo esto va ayudando a escoger los focos de la presentación y “el tono y manera” al presentar.
Es clave organizar con claridad el relato, es decir “el hilo conductor de la historia que estamos contando”. Es útil partir por una pregunta o problema a abordar, para hacer visible el foco a todos. El relato tiene que armarse de manera que vaya llevando a la audiencia con claridad desde la pregunta que orienta la presentación, hasta las conclusiones y los factores relevantes que se revisaron para llegar a ello. Para provocar mayor impacto sobre el valor del tema que se está abordando, ayuda de entrada “dimensionar” el problema agregando algunas cifras que muestren el impacto (por ej en N de personas afectadas, % o $ en pérdidas, o en oportunidades de mejora, etc)
Y al presentar, lo más importante, provocar conexión con la audiencia, romper el hielo al inicio, hacer pausas intermedias para confirmar si hay dudas y prever un espacio final para intercambio de opiniones.
Carmen Scotto. (4 de julio de 2022). Diario La Segunda, Chile
